Erfolgsgeschichte: Die Lichtpause

Unser Kunde betraute uns mit der Aufgabe die Einlese- und Auswertungsprozesse von PDF Dateien durch Automatisierung zu beschleunigen und damit die manuelle Bearbeitung abzulösen.

Die Herausforderung war, eine große Menge von Druckaufträgen, die als PDF-Dokumente per E-Mail eingehen automatisiert auszulesen und zu analysieren.

Zusätzlich mussten die Ergebnisse der Analyse in die vorhandene Auftrags- und Fakturierungssoftware KingBill übertragen werden.

Da PDFs mehrere Seiten beinhalten, die auch unterschiedliche Formate aufweisen, mussten alle Seitengrößen innerhalb der Dokumente exakt errechnet, nach gleicher Größe zusammengefasst und als Ergebnis ein Quadratmeterpreis berechnet werden.

Der Einsatz unserer Software hat die komplette Bearbeitungszeit der Auftragsbearbeitung inkl. anhängender Fakturaprozesse um 90% gesenkt und zugleich, durch die Automatisierung, die Fehlerquote auf 0% abgesenkt. Seit der Einführung der Software, können die „gewonnen“ Stunden im Monat für andere Tätigkeiten im Unternehmen genutzt werden.

Dieser Herausforderung stellten wir uns mit agiler Softwareentwicklung. Nach der Analyse des Workflows entwickelten wir die Software iterativ mit Python. Die Zwischenergebnisse wurden direkt mit dem Kunden im Abstand von nur wenigen Tagen besprochen, abgenommen und weitere Sprints für die nächste Stufe der Software definiert.

Die nahe Zusammenarbeit mit unserem Kunden ermöglichte es, effektiv die erforderlichen Funktionalitäten der Software zu entwickeln und zu verbessern.

Innerhalb von zwei Wochen wurde aus der Idee eine fertig abgenommene und getestete Software die vom Kunden in den Produktivbetrieb übernommen werden konnte.